COD to skrót od określenia „Cash on Delivery”; po polsku najczęściej określany jako „płatność za pobraniem”, oznacza usługę pobrania płatności za zamówienie podczas dostarczenia towaru do klienta. To model płatności za zakupy online popularny w wielu europejskich krajach.

PUDO to skrót od określenia „Pick-Up, Drop-Off”; określenie miejsca, w którym można odebrać lub nadać przesyłkę. To ciesząca się dużą popularnością wśród konsumentów metoda logistyki ostatniej mili, dostępna w ofertach operatorów logistycznych w Polsce i za granicą. Punktem PUDO mogą być sklepy i punkty usługowe, automaty paczkowe, kioski. Wykorzystanie PUDO w logistyce daje klientowi elastyczność w wyborze miejsca dostawy i momentu nadania lub odebrania przesyłki.

Q-commerce to skrót od angielskiego określenia quick commerce - model handlu elektronicznego, w którym przewiduje się szybką dostawę produktu na żądanie. Model ten zakłada maksymalne skrócenie procesu dostawy produktów do nabywcy, nawet do kilkunastu minut od złożenia zamówienia. Najbardziej popularne platformy q-commerce w Polsce oferują zakup produktów spożywczych, chemii gospodarczej i artykułów gospodarstwa domowego z dostawą do domu. Funkcjonują w oparciu o sieć małych sklepów, tzw. dark stores, rozproszonych na terenie miasta, w celu skrócenia dystansu fizycznego i umożliwienie sprawnego dostarczenia zakupów na wybrany adres.

.

WMS to skrót od określenia Warehouse Management System - wyspecjalizowany magazynowy system informatyczny. Służy do codziennego zarządzania procesami magazynowymi w celu ich kontroli, optymalizacji i prawidłowego przepływu. System WMS może być częścią szerszego systemu ERP w formie modułu, ale częściej jest osobnym narzędziem, którym dysponują pracownicy odpowiadający za poprawną pracę magazynów firmowych.

White label jest to produkt lub usługa, której producentem i sprzedawcą są dwie różne firmy. Firma oferująca produkt swoim klientom nie jest jego producentem, ale sprzedaje go pod swoją marką. Istnieje wiele firm oferujących produkty white label innym firmom (np. kosmetyki) i zdarza się, że jeden produkt jest sprzedawany pod kilku lub kilkunastoma „szyldami”. Ten model jest często stosowany w przypadku produktów lub usług, które firma chce sprzedawać pod własną marką, bez ponoszenia kosztów związanych z ich produkcją. W porównaniu do produktów private label, model ten umożliwia ograniczenie kosztów.

Pojęcia User Experience (UX) i User Interface (UI) są ściśle związane z projektowaniem wizualnym stron internetowych, aplikacji webowych i mobilnych. Praca projektantów UX i UI wzajemnie uzupełnia się. UX polega na projektowaniu doświadczeń użytkownika podczas korzystania z witryny czy aplikacji. Do tego niezbędna jest wiedza dotycząca m.in. badania potrzeb, preferencji, nawyków użytkowników oraz zagadnień deweloperskich. UI design jest skoncentrowany wokół percepcji użytkownika. Celem projektanta UI jest stworzenie atrakcyjnej wizualnie, angażującej, dopasowanej do użytkownika i intuicyjnej witryny bądź aplikacji, z wykorzystaniem różnych technik projektowych.

TACOS to skrót od angielskiego określenia Total Advertising Cost of Sale - to wskaźnik zwrotu z inwestycji poniesionych w ramach kampanii reklamowej typu PPC (pay-per-click) prowadzonej w serwisie Amazon. Ta platforma sprzedaży internetowej posiada własne narzędzia do promocji, stąd wskaźnik TACOS został stworzony specjalnie na określenie zysków z prowadzonych działań reklamowych PPC w tym marketplace.

SEO to skrót angielskiego określenia Search Engine Optimisation. SEO oznacza zbiór metod optymalizacji witryny internetowej (serwisu, sklepu, produktu), w wyniku której osiąga się jak najwyższe pozycje w organicznych wynikach wyszukiwania. Do najbardziej popularnej wyszukiwarki w Europie i na świecie zalicza się Google, więc termin pozycjonowania (SEO) stosuje się najczęściej w odniesieniu do tego serwisu. Praktyka SEO obejmuje liczne działania, świadczone najczęściej przez specjalistów ds. pozycjonowania lub marketingu internetowego. Termin SEO stosuje się też wobec działań dotyczących optymalizacji listy produktów pod wyszukiwarkę marketplace, np. na Amazon. Działanie to wymaga znajomości środowiska danego marketplace, jednak cel jest ten sam – zaistnieć w jak najlepszych wynikach wyszukiwania pod określonymi słowami kluczowymi. Najlepiej na pierwszej pozycji.

ROPO to model zachowania konsumenta, który szuka w Internecie informacji o produkcie, ale zakupu dokonuje w sklepie tradycyjnym. W przypadku reverse ROPO, ten schemat jest odwrócony i konsument sprawdza produkty w sklepach tradycyjnych, ale zakupu dokonuje online. Badanie takich zachowań konsumenckich jest ważne dla sklepów internetowych, które chcą zrozumieć, które czynniki wpływają na odpływ klientów ze sklepu online do kanałów sprzedaży offline i na odwrót.

ROPO to skrót od określenia Research Online Purchase Offline.

ROI to skrót od angielskiego określenia Return on Investment. ROI to wskaźnik zwrotu z inwestycji, oceniający stopień jej efektywności. Pozwala określić skuteczność prowadzonych działań marketingowych w ramach całego planu reklamy i promocji (do określenia efektywności reklam można posłużyć się wskaźnikiem ROAS), określając kwotę zwrotu z danej inwestycji w odniesieniu do jej kosztów (wytworzenia i reklamy). Wynik ROI wyraża się w procentach.

ROAS to skrót angielskiego określenia Return on Advertisement Spend. ROAS to wskaźnik zwrotu z inwestycji w reklamę. Pozwala określić skuteczność prowadzonych kampanii reklamowych w odniesieniu do pozyskanego przychodu dla firmy z tej reklamy lub kampanii. Wskaźnik ROAS jest z powodzeniem wykorzystywany w reklamie internetowej, ponieważ zaawansowana analityka pozwala na dokładne oszacowanie wartości zwrotu z danego kanału promocji. Możliwe jest też stosowanie go w przypadku mediów offline, jak telewizja czy radio.

PPC to skrót od angielskiego określenia pay-per-click. PPC oznacza rodzaj kampanii reklamowej w Internecie, w której reklamodawca płaci wtedy, gdy użytkownik kliknie w daną reklamę. Model rozliczeń PPC jest najczęściej stosowany w przypadku reklam prowadzonych w wyszukiwarce internetowej, wyszukiwarce na marketplace, ale też w mediach społecznościowych, np. w systemie reklamowym Facebooka.

PIM to skrót od angielskiego określenia Product Information Management. PIM oznacza platformę internetową do zarządzania wszystkimi informacjami o produktach. Te specjalistyczne narzędzia przeznaczone dla firm są bazą danych potrzebną do prowadzenia sprzedaży w sklepach e-commerce, w marketplace’ach i innych kanałach dystrybucji. Korzyścią z wdrożenia systemu PIM jest możliwość aktualizacji informacji o produkcie w jednym narzędziu. Dzięki integracji, zaktualizowane dane są automatycznie przekazywane do zewnętrznych systemów sprzedaży. Systemy PIM ułatwiają więc pracę i zarządzanie, szczególnie w przypadku dużego, różnorodnego asortymentu i wielu kanałów sprzedaży.

One step checkout to angielskie określenie na końcowy proces realizacji zamówienia w sklepie internetowym. Polega na spłaszczeniu struktury procesu finalizacji zamówienia do jednej podstrony. Pozwala to przyspieszyć dokonanie zakupu przez klienta, umożliwia mu podgląd całego procesu zakupu w jednym miejscu. Dla sklepu pozwala zmniejszyć ryzyko porzucenia koszyka przez klienta.

Omnichannel to zbiór działań, które firma podejmuje w celu zapewnienia spójnych doświadczeń sprzedażowych klienta (customer experience) we wszystkich kanałach sprzedaży i komunikacji z klientem (online i offline). Strategia omnichannel zakłada obecność marki w wielu kanałach sprzedaży i komunikacji (social media, sklep internetowy, sklep stacjonarny, marketplace, targi itp.). W odróżnieniu od stgrategii multichannel, omnichannel zakłada wypracowanie spójnych doświadczeń klienta we wszystkich kanałach. Dzięki strategii omnichannel klienci mogą łatwo dokonywać zakupów online, odbierać produkty w sklepie stacjonarnym czy punkcie odbioru lub zamówić produkty online i zwrócić w sklepie stacjonarnym. Dla firm korzyścią z wdrożenia strategii omnichannel jest dotarcie z ofertą do większej grupy potencjalnych klientów, zwiększenie skuteczności działań promocyjnych i zwiększenie sprzedaży.

Multichannel, czyli strategia wielokanałowa, to podejście do sprzedaży i marketingu, w której w celu dotarcia do klientów firma wykorzystuje wiele kanałów dystrybucji i komunikacji. Jej zaletą jej możliwość do dotarcia do szerszej grupy odbiorców w porównaniu do oparcia strategii o jeden kanał marketingu lub sprzedaży. Wykorzystanie wielu kanałów pozwala też na dopasowanie komunikacji i procesu sprzedażowego do zmieniających się preferencji klientów oraz bieżących trendów. W odróżnieniu od strategii omnichannel, kanały wykorzystywane w strategii wielokanałowej działają od siebie niezależnie, a klienci mogą mieć różne doświadczenia (customer experience), w zależności od używanego kanału. Strategia multichannel nie wymaga więc tworzenia spójnej, jednolitej strategii. Uwaga poświęcana jest każdemu kanałowi z osobna a komunikaty mogą być dopasowane do każdego z nich indywidualnie.

Merchant to najprościej mówiąc – sprzedawca; angielskie określenie na podmiot (firmę, osobę) prowadzący sklep internetowy.

M-commerce oznacza sprzedaż i zakupy internetowe z wykorzystaniem urządzeń mobilnych (telefon, tablet). M-commerce daje klientom możliwość dokonywania zakupów w każdym miejscu i czasie z wykorzystaniem sklepów internetowych, platform sprzedażowych (marketplace) i mediów społecznościowych. Poza sprzedażą i zakupem produktów i usług, aplikacje m-commerce udostępniają też dokonywanie płatności mobilnych, przeglądanie katalogów produktów, porównywanie cen itp. M-commerce to skrót od angielskiego określenia mobile commerce.

Marketplace, czyli dosłownie „rynek”, to elektroniczna platforma sprzedażowa, w której kupujący mają dostęp do produktów od wielu sprzedawców w różnych kategoriach, definiowanych przez daną platformę. Sklepy marketplace dzielą się ze względu na zasięg: lokalny (na terenie jednego kraju) lub międzynarodowy (jedna platforma dostępna w kilkunastu czy kilkudziesięciu krajach), specjalizację  (marketplace horyzontalne i wertykalne) oraz na grupę docelową (marketplace B2B, B2C, C2C). Marketplace może działać na zasadzie aukcji, gdzie przedmioty są sprzedawane na podstawie ofert kupujących, lub sklepu internetowego, gdzie cena jest ustalana przez sprzedawcę. Marketplace pozwala tworzyć szeroką ofertę produktów i zróżnicowaną ofertę cenową, udostępnia proste i intuicyjne procesy transakcji i dostawy dla klientów. Z tego powodu jest najpopularniejszym sposobem na zakupy w Internecie w wielu krajach. Najbardziej znanymi przykładami marketplace’ów są Allegro, Amazon, OLX, eBay czy Etsy.

Listing to karta produktowa lub strona produktowa w sklepie internetowym lub na marketplace, prezentująca ofertę sklepu. Na jej zawartość składają się informacje o produkcie w formie tytułu, opisu, zdjęć i filmów oraz ceny. Umożliwia klientom zapoznanie się z najważniejszymi informacjami o produkcie.

Konwersja to określenie związane z marketingiem i sprzedażą. Odnosi się do użytkownika strony internetowej, sklepu internetowego, platformy zakupowej, serwisu społecznościowego, który dokonał zakupu bądź zrealizował inny cel określony przez sprzedawcę lub reklamodawcę (np. uzupełnił formularz kontaktowy w ramach kampanii reklamowej lub zarejestrował konto w sklepie).

GMV to skrót od angielskiego określenia Gross Merchandise Value, oznacza wskaźnik łącznej wartości sprzedanych towarów w danym okresie w kanałach e-commerce.

Green commerce to sposób prowadzenia handlu, w którym nadrzędnym celem jest zrównoważony rozwój i minimalizowanie negatywnego wpływu działalności sprzedażowej na środowisko naturalne. Polega na sprzedaży produktów i usług, które są produkowane i oferowane w sposób przyjazny środowisku, np. poprzez wykorzystanie ekologicznych materiałów, redukcję zużycia energii i emisji gazów cieplarnianych w procesie produkcji.

Fulfillment odnosi się do procesu realizacji zamówienia i dostarczenia produktu do klienta, który jest wykonywany przez zewnętrzną firmę (outsourcing) na terenie kraju producenta lub za granicą. W tym modelu współpracy B2B firma-sprzedawca powierza firmie specjalizującej się w fulfillment proces realizacji złożonych zamówień i dostawy na adres klienta. Wartością dla przedsiębiorcy jest oszczędność zasobów w procesie kompleksowej realizacji zamówień, obsługa zwrotów oraz odciążenie magazynu, bowiem fulfillment umożliwia przechowywanie produktów w firmie realizującej wysyłki. Usługa fulfillment rozwinęła się wraz ze wzrostem popularności handlu internetowego (e-commerce). Popularnymi firmami świadczącymi tę usługę w Polsce są np. InPost i Omnipack.

Fintech to firma łącząca nowoczesne technologie ze światem finansów (fintechy nie są jednak bankami), kierująca swoje produkty i usługi do osób prywatnych i przedsiębiorstw. Fintechy opracowują różnorodne aplikacje, narzędzia internetowe związane m.in. z płatnościami, zarządzaniem finansami, wymianą walut, przelewami zagranicznymi, inwestowaniem itp. W handlu transgranicznym fintechy pomagają konsumentom w zakupie zagranicznym, oferując atrakcyjne kursy wymiany walut i proste płatności, a sprzedawcom – uproszczenie procedur płatności transgranicznych, co przyspiesza proces wprowadzenia produktów na zagraniczny rynek.

Feed produktowy to plik komputerowy zawierający informacje o produktach dostępnych u sprzedawcy internetowego. Przygotowywany w celu prowadzenia sprzedaży w internetowych platformach sprzedażowych lub promocji w serwisach reklamowych (np. Google, Facebook) oraz porównywarkach cenowych. Feed produktowy określa m.in. nazwy produktów, identyfikator produktu, markę, kategorie produktowe, cenę, cechy, pojemność i wagę czy inne cechy fizyczne i użytkowe produktu, zwane atrybutami. Przygotowuje się go na podstawie wytycznych platformy, w której prowadzona jest sprzedaż lub promocja – każdy serwis określa własne atrybuty, które powinny znaleźć się w feedzie. Wysoka jakość informacji zawartych w pliku zwiększa szansę na wyróżnienie oferty, pozyskanie ruchu na stronę sklepu internetowego lub stronę oferty w katalogu marketplace.

FBA i FBM to modele sprzedaży oferowane przez Amazon. FBA, czyli Fullfilment by Amazon, dotyczy procesu sprzedaży produktu, w którym Amazon przejmuje na siebie obowiązki związane z magazynowaniem produktu, zapakowaniem go, wysyłką do klienta na adres dostawy oraz obsługą zwrotu. W modelu Fullfilment by Merchant (FBM) takie obowiązki bierze na siebie sprzedawca, co wiąże się z koniecznością posiadania własnego magazynu i osób obsługujących wysyłkę paczek.

ERP jest zintegrowanym systemem informatycznym, służącym do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. System ERP umożliwia automatyzację procesów i integrację różnych obszarów działalności firmy w jednym programie komputerowym. Integracja modułów zapewnia płynny przepływ informacji w czasie rzeczywistym. Kilkunastu pracowników jednocześnie może wykonywać prace w systemie ERP. Przykładowymi modułami, które może integrować system ERP, są dane księgowe i finansowe, sprzedażowe, magazynowe, związane z produkcją, logistyką oraz administracją.

ERP to skrót od angielskiego określenia Enterprise Resource Planning.

EDI to skrót od Electronic Data Interchange, czyli elektronicznej wymiany danych. EDI jest to proces przesyłania zamówień oraz dokumentów handlowych (np. faktury, zamówienia) między dwoma systemami, bez konieczności ich ręcznego przepisywania. EDI jest często stosowane w handlu internetowym i pomaga usprawnić procesy sprzedaży oraz zarządzania danymi handlowymi.

Dropshipping to metoda prowadzenia sprzedaży internetowej, w której sklep internetowy lub sprzedawca na marketplace nie posiada fizycznie towarów. Sprzedawca korzysta z magazynu dostawcy lub producenta, któremu przekazuje zamówienia złożone przez jego sklep. Pakowanie i wysyłka odbywa się bezpośrednio z magazynu producenta, a więc sprzedawca nie pośredniczy w procesie realizacji zamówienia. Dzięki temu sklep internetowy nie ponosi kosztów związanych z przechowywaniem towarów. Nie musi posiadać też pracowników odpowiadających za pakowanie i wysyłkę. Zadaniem sklepu jest pozyskanie klienta poprzez marketing, sprzedaż, obsługa klienta oraz zarządzanie zwrotami towarów.

Customer journey to angielskie określenie dot. ścieżki klienta, czyli sumy wszystkich interakcji klienta z daną firmą podczas całej relacji określonej w czasie. Proces customer journey rozpoczyna się od pierwszego styku z firmą (np. poprzez zobaczoną reklamę), aż do ostatniego etapu, który może skończyć się przed lub po dokonaniu zakupu. Customer journey opracowuje się w celu zrozumienia klienta, jego potrzeb i celów oraz oczekiwań na każdym etapie styku z firmą, aby zaprojektować odpowiednie customer experience (CX).

Customer Experience (CX) to określenie na doświadczenia klienta podczas kupowania produktów lub korzystania z usług na stronie internetowej lub w sklepie internetowym. CX dotyczy wszystkich interakcji między klientem a firmą, od pierwszego wejścia na stronę, przez dokonanie zakupu, aż po obsługę posprzedażową. Dobrze zaprojektowany CX ułatwia proces zakupowy i buduje pozytywne wrażenia z kontaktu z daną firmą lub marką, dzięki temu firma zwiększa swoje szanse na powrót klienta w przyszłości.

Content marketing to strategia marketingowa, w której tworzy się i udostępnia wartościowe treści, w celu przyciągnięcia potencjalnych klientów (in-bound marketing) i zainteresowania swoją ofertą. W ramach content marketingu powstają różne rodzaje treści, takie jak artykuły na blogu, filmy, infografiki, podcasty, e-booki, a nawet memy i kreatywne posty w mediach społecznościowych.

CLV to wskaźnik pozwalający oszacować całkowitą wartość przychodu od danego klienta lub segmentu klientów z transakcji sprzedaży w danym przedziale czasowym. Wskaźnik CLV oblicza się mnożąc trzy wartości – średniej wartości zamówienia dokonanego przez danego klienta w danym okresie x ilość transakcji sprzedaży w danym okresie (zazwyczaj przez rok) x średnia długość trwania relacji handlowej (w latach).

Buy Box na Amazonie to obszar na stronie produktu, gdzie klienci mogą kliknąć przycisk "Dodaj do koszyka" lub "Kup teraz", aby dodać dany produkt do swojego koszyka lub dokonać zakupu. Na stronie produktu (np. telefonu komórkowego określonego modelu) często pojawia się wiele ofert od różnych sprzedawców. Jednak tylko jeden sprzedawca może otrzymać Buy Box, co oznacza, że ​​ma on swojego rodzaju „pierwszeństwo” wśród innych firm, oferujących ten sam produkt. Buy box jest narzędziem Amazona, który umożliwia większą sprzedaż firmie, której uda się go wygrać.

API to skrót od słów Application Programming Interface. API to rodzaj komputerowego tłumacza, który umożliwia aplikacjom komunikację między sobą. Dzięki niemu programy automatycznie przesyłają i odbierają informacje. API jest wykorzystywane m.in. w aplikacjach mobilnych lub serwisach internetowych.

Cross-dock to model logistyki magazynowej, który jest wykorzystywany w celu przyspieszenia procesu dystrybucji towarów. W magazynie cross-dock towar jest odbierany bezpośrednio z jednego transportu i przekazywany do kolejnego transportu, bez przechowywania go w magazynie na dłuższy czas.

Checkout to angielskie określenie na końcowy proces realizacji zamówienia w sklepie internetowym. Dotyczy zamówienia, które klient dodał do koszyka, a następnie podjął dodatkową aktywność w celu sfinalizowania zakupu. W procesie checkout użytkownik jest proszony o podanie dokładnych danych personalnych, adresu pocztowego, określenia sposobu płatności i realizacji dostawy, czy też akceptację regulaminu. Optymalizacja procesu checkout pozwala na zwiększenie sprzedaży w sklepie internetowym.

Spis treści

Spis treści

Krajowy System e-Faktur a transakcje zagraniczne – co się zmieni od 2026 roku?

Od kilku lat polscy przedsiębiorcy mają możliwość dobrowolnego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), jednak już niedługo stanie się on obowiązkowy dla prawie wszystkich firm. Warto dobrze zrozumieć, co dokładnie się zmieni, kogo dotyczy obowiązek korzystania z systemu już w pierwszym obligatoryjnym terminie tj. od 1 lutego 2026, a także – oraz czy i w jaki sposób system wpłynie na fakturowanie transakcji z zagranicznymi kontrahentami.

autor:
ASB Group

ksef

KSeF – co to jest?

Krajowy System e-Faktur to platforma elektroniczna stworzona i nadzorowana przez Ministerstwo Finansów, która służy do wystawiania, odbierania i archiwizacji tzw. faktur ustrukturyzowanych. E-faktura w formacie XML zgodnym ze schemą FA(3), obecnie obowiązuje format FA(2), stanie się od 2026 roku standardowym dokumentem sprzedażowym w obrocie krajowym.

W praktyce oznacza to rewolucję w codziennym funkcjonowaniu nie tylko działów księgowości i finansów ale całych organizacji – nie tylko w zakresie technologii, ale również organizacji pracy, obiegu dokumentów i raportowania danych do organów skarbowych.

Obowiązkowy KSeF od 2026 roku – dla kogo?

Zgodnie z najnowszym harmonogramem Ministerstwa Finansów, obowiązek korzystania z KSeF zostanie wprowadzony stopniowo. Pierwszy etap obejmie największe firmy tj. od 1 lutego 2026 r. korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla podatników VAT, których wartość sprzedaży (łącznie z VAT) przekroczyła 200 mln zł. Co istotne, przy ocenie tego progu brana będzie pod uwagę wartość sprzedaży za rok 2024, a nie 2025. Oznacza to, że już teraz przedsiębiorcy powinni analizować dane sprzedażowe z zeszłego roku, aby przygotować się do potencjalnego obowiązku w nadchodzącym terminie.

Obowiązkowe korzystanie z KSeF dla wszystkich przedsiębiorców, w tym także małych firm, zostało zaplanowane na 1 kwietnia 2026 r.

Co ważne, obowiązek korzystania z KSeF dotyczy także zagranicznych podatników VAT, którzy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce w rozumieniu przepisów podatkowych – np. w formie oddziału lub biura. W takim przypadku są oni traktowani na równi z podmiotami krajowymi w zakresie obowiązkowego e-fakturowania.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to dokument elektroniczny wystawiany w jednolitym formacie XML, zgodnym z wymaganiami Ministerstwa Finansów. Przekazywana jest do KSeF za pośrednictwem systemu informatycznego, gdzie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny oraz datę przesłania. Dopiero ta data uznawana jest za datę wystawienia faktury. Warto podkreślić, że od 1 lutego 2026 będzie obowiązywać nowa wersja schemy FA(3).

Wdrożenie KSeF – co się zmieni?

Wprowadzenie KSeF to nie tylko kwestia techniczna, ale zmiana systemowa, która obejmie większość obszarów związanych z obiegiem dokumentów sprzedażowych. Od 2026 r.:

Czy KSeF dotyczy transakcji zagranicznych?

Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, czy obowiązek korzystania z KSeF obejmie również transakcje z kontrahentami zagranicznymi. Jednak to zależy od statusu podatnika oraz charakteru transakcji. Dla kogo więc KSeF nie jest obowiązkowy?

Dla podmiotów zagranicznych zarejestrowanych w Polsce na potrzeby podatku VAT, które nie posiadają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, korzystanie z KSeF nie jest obligatoryjne. W praktyce oznacza to, że, faktury wystawiane przez takich zagranicznych kontrahentów nie są wprowadzane do KSeF.

Natomiast polscy podatnicy i podmioty zagraniczne posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce będą zobowiązani do przesyłania  do systemu KSeF e-faktur wystawionych na rzecz kontrahentów zagranicznych w ramach B2B, np. w przypadku eksportu towarów czy świadczenia usług poza terytorium UE.

Trzeba jednak pamiętać, że KSeF nie pełni funkcji wysyłkowej wobec zagranicznych odbiorców. Nasz kontrahent z innego kraju nie będzie się logował do KSeF w celu pobrania e-faktury. Oznacza to, że wystawiona faktura musi być dostarczona klientowi inną drogą, np. jako plik PDF wysłany e-mailem lub w inny ustalony z kontrahentem sposób.

Faktury zakupowe otrzymywane od zagranicznych kontrahentów (np. w ramach importu usług, WNT, nabycia towarów spoza UE) nie trafiają do KSeF, ponieważ nie są wystawiane w ramach polskiego systemu podatkowego. To jednak nie zwalnia podatnika z obowiązku ich prawidłowego rozliczenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami i ujęcia faktury w JPK_VAT

Faktury B2C a KSeF – dobrowolność czy obowiązek?

Początkowo faktury wystawiane na rzecz konsumentów (B2C) nie podlegały obowiązkowi przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W wyniku przeprowadzonych konsultacji z przedsiębiorcami, Ministerstwo Finansów umożliwiło dobrowolne korzystanie z KSeF także dla tego rodzaju faktur. Wyłączenia dotyczą jedynie faktur dokumentujących sprzedaż w ramach procedur VAT OSS nieunijnej oraz IOSS. W przypadku unijnej procedury VAT OSS przepisy wymagają stosowania KSeF, co wymaga od podatników szczególnej uwagi i dostosowania systemów księgowych. Wprowadzone rozwiązanie dobrowolności wysyłania faktur B2C ma na celu ułatwienie przedsiębiorcom prowadzenia działalności, zwłaszcza gdy techniczne rozdzielenie faktur B2B i B2C w systemach finansowo-księgowych jest utrudnione. W efekcie firmy mogą zdecydować się na wystawianie wszystkich faktur za pośrednictwem KSeF, co przyczynia się do usprawnienia procesów księgowych oraz zwiększenia bezpieczeństwa i przejrzystości dokumentacji.

Co powinien zrobić przedsiębiorca już teraz?

Jeśli prowadzisz firmę, która jest zobowiązana do wystawiania e-faktur od 1 lutego lub 1 kwietnia 2026, to powinieneś już teraz przygotować się na nadchodzące zmiany. Warto zatem:

Kluczowe kroki w skutecznym wdrożeniu e-faktur to:

  1. Identyfikacja źródeł wystawiania faktur.
  2. Zweryfikowanie rodzaju wystawianych faktur.
  3. Zweryfikowanie danych jakie powinny się znajdować na fakturze – analiza gap.
  4. Zweryfikowanie jakie dane są dostępne w systemie.
  5. Określenie brakujących danych oraz sposobów ich pozyskania.
  6. Wskazanie potrzebnych integracji w systemach, integracja z API?
  7. Uwierzytelnienie w KSeF.
  8. Archiwizacja e-faktur.
  9. Obieg i akceptacja faktur zakupowych.
  10. Płatności za e-faktury nr faktury KSeF w tytule przelewu, zgodnie z zapowiedziami MF obowiązek ten wejdzie w życie od 2027 roku.
  11. Komunikacja z dostawcami i klientami, przekazywanie załączników do faktur.
  12. Analiza i optymalizacja obecnych procesów, szkolenia pracowników w firmie.
  13. Zaplanowanie testów, zarówno w organizacji jak i z kluczowymi partnerami biznesowymi.
  14. Opracowanie procedur, również tych na wypadek błędów, odrzucenia faktury przez KSeF, problemów z API, awarii systemów.

Krajowy System e-Faktur zbliża się wielkimi krokami i choć pełne jego wdrożenie zostało zaplanowane na 2026 rok, dla wielu firm czas na przygotowania jest już teraz bardzo ograniczony. To dobry moment, by dokładnie przyjrzeć się swoim procesom fakturowania. Im wcześniej rozpoczniesz wdrożenie, tym większa szansa na uniknięcie chaosu i błędów w okresie przejściowym.

ASB Group

autor artykułu

Dostawca rozwiązań księgowych, podatków, kadr i płac oraz korporacyjnych. Specjalizujemy się w doradztwie dla e-sklepów i rozliczeniach podatkowych międzynarodowej sprzedaży e-commerce

Wizytówka firmy

Przeczytaj artykuły ASB Group

Procedura SME

Procedura SME – kompleksowe zmiany w zwolnieniach z VAT od 2025 roku

Regulacje prawne

Wprowadzenie procedury SME (Small and Medium Enterprises) od stycznia 2025 roku stanowi ważną zmianę w systemie rozliczania pod...

CESOP – zasady Centralnego Elektronicznego Systemu Informacji o Płatnościach. Uszczelnienie VAT w e-commerce.

Regulacje prawne

Jednym z celów Komisji Europejskiej jest skuteczne zwalczanie oszustw podatkowych na gruncie podatku VAT, dlatego też stworzeni...

Dyrektywa DAC7 – wyjaśniamy, na czym polegają obowiązki dla operatorów platform cyfrowych

Regulacje prawne

DAC7 to głośna dyrektywa Unii Europejskiej, nakładająca nowe obowiązki sprawozdawcze na operatorów platform cyfrowych, w tym pl...

Zobacz więcej artykułów