Przewodnik po organizacji procesów logistycznych do krajów UE krok po kroku
Organizowanie procesów logistycznych do krajów Unii Europejskie obejmuje kilka kluczowych zagadnień, które należy dokładnie zweryfikować, zanim przystąpi się do zagranicznej ekspansji. Niezależnie od tego czy wybierzesz tylko jeden rynek, czy kilka - musisz się do tego odpowiednio przygotować. Co zrobić, aby uniknąć błędów, zadowolić potencjalnych klientów i co najważniejsze – odnieść sukces? Dowiesz się z artykułu, zapoznając się z najważniejszymi krokami.
Sprawdź strukturę łańcucha dostaw
Pierwszym ogniwem łańcucha dostaw są dostawcy i producenci – zawsze współpracuj z zaufanymi dostawcami, którzy dostarczą wysokiej jakości produkty w umówionym terminie. Kolejnym krokiem jest magazynowanie i składowanie towarów. Możesz zdecydować się na własne magazyny lub skorzystać z usług zewnętrznych dostawców logistycznych w zależności od tego, co i gdzie będziesz sprzedawać (ten punkt omówimy dokładnie dalej).
Następnie należy nawiązać współpracę z partnerami logistycznymi, którzy będą odpowiedzialni za dostarczenie towarów do wybranych przez Ciebie krajów UE. Cały łańcuch dostaw powinien być monitorowany i optymalizowany. Analizuj dane dotyczące czasu dostawy, zwrotów, kosztów logistyki, skuteczności partnerów logistycznych i satysfakcji klientów. Na tej podstawie uda Ci się zidentyfikować obszary, w których warto wprowadzić ulepszenia, by efektywniej zarządzać łańcuchem dostaw.
Współpracuj z wiarygodnymi przewoźnikami lokalnymi
Wybór partnerów logistycznych do obsługi rynków e-commerce w Unii Europejskiej jest kluczowym krokiem w skutecznym zorganizowaniu procesów logistycznych. Pamiętaj, że wchodząc na obcy rynek, Twój e-sklep dopiero buduje renomę i rozpoznawalność, zatem wybór popularnego i poważanego kuriera zwiększy wiarygodność Twojego brandu.
Zacznij od sprawdzenia czy wybrana firma kurierska specjalizuje się w obsłudze międzynarodowych przesyłek, czy ma dobrze rozwiniętą sieć dystrybucji w krajach, do których zamierzasz dostarczać produkty. Czy posiada centra dystrybucyjne lub magazyny w strategicznych dla Twojego e-sklepu lokalizacjach, co umożliwi szybką i skuteczną dostawę do potencjalnych klientów.
Jeśli planujesz rozwój na większej liczbie rynków zagranicznych, sprawdź ofertę platform dla e-commerce, które obsługują wiele rynków i na każdym z nich last mile realizują z pewnymi i popularnymi lokalnymi oraz międzynarodowymi przewoźnikami. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie tylko oszczędzasz czas na poszukiwanie dostawców, negocjacje cen i podpisywanie umów, ale też zyskujesz pewność, że Twoje paczki dostarcza znana dla klienta końcowego firma kurierska.
Zapamiętaj: ważne, aby wybrany przez ciebie partner logistyczny był dostępny i szybko odpowiadał na wszelkie pytania lub problemy związane z przesyłkami.
Dostarczaj przesyłki na czas
Elastyczność w wyborze metod dostawy ułatwi dostosowanie oferty do preferencji kupujących, a te mogą różnić się w zależności od rynku. Ważne, aby Twój e-sklep oferował różnorodność, czyli standardową przesyłkę, dostawę ekspresową, następnego dnia, odbiór z punktów PUDO (Pick Up and Drop Off) czy Home Delivery (dostawa do domu). Zwróć uwagę nie tylko na koszty przesyłki, ale również na opłaty celne czy za ewentualne przechowywanie, które mogą wpłynąć na całkowite koszty logistyczne. Pamiętaj też, aby sprawdzić czy partner logistyczny ma odpowiednie technologie i narzędzia, które można zintegrować z Twoim e-sklepem. Integracje z systemem zarządzania zamówieniami, platformą e-commerce i systemem płatności mogą usprawnić procesy logistyczne, minimalizując błędy i zapewniając automatyzację procesów.
Dokonaj wyboru: lokalny fulfillment czy dostawy z Polski
Wybór między lokalnym fulfillmentem a dostawami przesyłek z Polski do innych krajów Unii Europejskiej zależy od wielu czynników, takich jak skala działalności, rozmiar rynku, specyfika produktów oraz preferencje klientów.
Fulfillment jest jednak dużą inwestycją, szczególnie na początku cross-borderowej drogi. W pierwszej kolejności warto więc pomyśleć o wysyłaniu paczek z Polski, co jest wygodniejsze i mniej ryzykowne inwestycyjnie, choć wiąże się też z organizacją first and last mile, czyli przewoźnika, który odbierze paczki w Polsce, dostarczy na rynek docelowy, a następnie rozdystrybuuje wśród konsumentów. Może to być jedna firma lub kilka różnych. Szukanie ich na własną rękę jest procesem długotrwałym i dosyć uciążliwym, a przy mniejszych wolumenach na pewno też mało opłacalnym. Warto wówczas skorzystać z nowoczesnych rozwiązań takich jak platformy dla e-commerce, które najczęściej obsługują wiele rynków i na każdym z nich udostępniają po kilku przewoźników.
W momencie, kiedy wolumeny sprzedażowe e-sklepu na nowym rynku osiągną dużą skale, warto również rozważyć hybrydowe podejście – połączenie lokalnego fulfillmentu z dostawami paczek bezpośrednio z Polski. Na przykład, możesz utrzymywać magazyn w strategicznej lokalizacji w jednym z krajów UE, obsługującym kilka destynacji, a jednocześnie korzystać z usług zewnętrznej firmy kurierskiej, która dostarczy zamówienia na dalsze rynki.
Zapamiętaj: przed podjęciem decyzji warto dokładnie przeanalizować swoje potrzeby i skonsultować się z ekspertami w dziedzinie logistyki e-commerce.
Zadbaj o rozliczenia w danym kraju – obsługa lokalnej waluty
Wybór pomiędzy prowadzeniem w danym kraju rachunku bankowego, który obsługuje lokalną walutę, a korzystaniem z systemu do obsługi wszystkich europejskich walut, zależy od kilku czynników. Jeśli prowadzisz e-firmę o dużej skali, to korzystanie z jednego systemu do obsługi wszystkich europejskich walut będzie wygodniejsze, bo pozwoli na integrację procesu płatności i ułatwi klientom zakupy.
Musisz jednak mieć na uwadze proces konwersji walut, który może wiązać się z kosztami i ryzykiem kursowym, które powinieneś uwzględnić w strategii zarządzania finansami. Jeśli jednak wybierasz tylko jeden lub dwa rynki zagranicznej ekspansji, to utrzymanie rachunków bankowych w tych krajach może okazać się korzystniejsze. Umożliwi to płatności bezpośrednio w lokalnej walucie, minimalizując koszty konwersji i eliminując ryzyko kursowe.
Ważne: przed podjęciem decyzji, należy dokładnie prześwietlić koszty i opłaty związane z obsługą rachunku bankowego w danym kraju oraz z korzystaniem z jednego systemu wielowalutowego. Ważne jest, aby porównać stawki wymiany walut, prowizje bankowe i inne opłaty, które mogą wpływać na koszty transakcyjne.
Zoptymalizuj czas dostawy paczek
Czas dostawy przesyłek w krajach Unii Europejskiej jest zróżnicowany i zależy od wielu czynników, np. odległości między e-sklepem lub magazynem a klientem, od sposobu transportu czy możliwości dostawcy logistycznego (gęstość sieci, posiadania bezpośrednich line-haul, itp.). Choć preferencje konsumentów co do czasu dostawy są różne w poszczególnych krajach, wskazuje się 3 dni robocze jako najczęściej oczekiwane przez klientów.
Tymczasem standardowy czas dostarczenia paczek w obrębie większości rynków wspólnoty wynosi zwykle od 1 do nawet 7 dni roboczych. Chcąc uzyskać jak najkrótszy czas dostawy warto współpracować z różnymi dostawcami na danych rynkach lub skorzystać z dedykowanych platform logistycznych dla e-commerce, które współpracują z kilkoma kurierami dostępnymi na rynku, oferując najkorzystniejszą opcję cenową i czasową. Taka współpraca ma dodatkowe zalety – e-sklep integruje się z platformą jeden raz, a może obsługiwać wiele rynków i otrzymuje jedną fakturę.
Zapamiętaj: najlepiej skonsultować się z wybraną firmą kurierską, aby uzyskać dokładne informacje na temat czasu dostawy przesyłek do konkretnego kraju UE. Dostawcy logistyczni często udostępniają narzędzia śledzenia online, które umożliwiają monitorowanie statusu przesyłek i informacji na temat ich szacowanego czasu dostawy.
Sprawnie zorganizuj obsługę zwrotów
Obsługa zwrotów przesyłek wymaga odpowiedniego procesu i uwzględnienia kilku kluczowych kroków. Przede wszystkim zacznij od zamieszczenia jasnej i przejrzystej polityki zwrotów (terminów, procedury zwrotu oraz kosztów i zasad ich dotyczących) na stronie internetowej swojego e-sklepu, także dla zamówień z innych rynków niż Polska, na których zamierzasz działać.
Zwróć uwagę na regulacje prawne dotyczące zwrotów, które mogą obowiązywać w poszczególnych krajach. Podane informacje powinny być dostępne także w języku klienta danego kraju, a sam proces jak najbardziej intuicyjny. Najlepiej, gdyby Twój e-sklep miał do pobrania gotowe etykiety zwrotne, które można wydrukować, wypełnić i nakleić na paczkę. Udostępnij łatwe do znalezienia dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu, aby kupujący mogli z łatwością skontaktować się w razie dodatkowych pytań. W kolejnym kroku wprowadź system śledzenia przesyłek zwrotnych, zadbaj też o dobrą komunikację z klientem w trakcie procesu i możliwie szybki zwrot pieniędzy.
Pamiętaj, aby analizować przyczyny zwrotów towarów, zarówno w Polsce, jak i na pozostałych wybranych przez Ciebie rynkach UE. Ułatwi to zidentyfikowanie problemów np. z jakością produktu czy rozbieżnością w opisach, co pozwoli na wprowadzenie odpowiednich poprawek w ofercie.
Ważne: dobre zarządzanie zwrotami jest istotne dla budowania pozytywnego wizerunku firmy i zadowolenia klientów. Staraj się odpowiednio komunikować, być elastycznym i oferować profesjonalną obsługę klienta podczas procesu zwrotów.
Zapewnij COD (płatność przy odbiorze)
Płatność przy odbiorze (COD – Cash on Delivery) jest często pożądaną przez klientów opcją w e-commerce, zwłaszcza w niektórych krajach Unii Europejskiej. Rozwiązanie to daje klientom poczucie większego bezpieczeństwa i buduje zaufanie do zakupów online, a także rozwiewa ich obawy dotyczące potencjalnych oszustw. Klienci nie muszą płacić z góry za zamówienie, co pozwala im ocenić jakość produktu przed dokonaniem płatności, zwłaszcza jeśli zamawiają coś po raz pierwszy i nie znają jeszcze Twojego e-sklepu. Z drugiej strony, także Ty, jako nowy sprzedawca na konkretnym rynku, masz pewność, że otrzymasz płatność za dostarczony towar.
Zapamiętaj: przed wdrożeniem COD należy dokładnie zapoznać się z lokalnymi regulacjami i praktykami dotyczącymi płatności przy odbiorze w danym kraju UE.
Poznaj popularne formy odbioru i zapewnij je
Wybór między usługą odbioru w punkcie lub automacie paczkowym (PUDO – Pick Up and Drop Off) a dostawą do domu (Home Delivery) zależy przede wszystkim od preferencji klientów danego kraju. W regionach, gdzie istnieje dobre pokrycie punktami odbioru, p.. w Czechach, na Słowacji, w Polsce, usługa PUDO jest zazwyczaj bardzo powszechna, bo oferuje większą elastyczność i wygodę, którą cenią konsumenci.
Inne preferencje klientów występują np. w Rumunii, Słowenii czy Chorwacji – tam nadal najpopularniejszą formą odbioru jest dostawa przez kuriera. Najlepszą opcją jest zapewnienie kilku sposobów dostawy – niech klient sam zdecyduje, co jest dla niego najwygodniejsze. Przy wyborze partnera logistycznego sprawdź zatem, jakie dokładnie oferuje on formy dostawy na wybranym przez Ciebie rynku, a jeśli nie oferuje pełnej palety, nawiąż współpracę z większą liczbą partnerów.
Ważne: ostateczny wybór między PUDO a Home Delivery zależy od analizy preferencji klientów, rodzaju oferowanych produktów, dostępności punktów odbioru oraz kosztów logistycznych. Często wybór ten może być również zależny od strategii firmy i konkurencyjności na rynku e-commerce. Jeśli nie ma przeciwwskazań do zapewnienia obu form dostaw, taka strategia będzie najkorzystniejsza.
Respektuj zasady dot. gospodarki odpadami (BDO)
Unia Europejska ustanowiła Ramową Dyrektywę w sprawie odpadów (2008/98/WE), która zawiera zasady dotyczące gospodarki odpadami, w tym wymogi dotyczące bazy danych odpadów (BDO). Według tej dyrektywy państwa członkowskie mają obowiązek gromadzenia, utrzymywania i aktualizowania danych dotyczących ilości, rodzaju, przepływu i przeznaczenia odpadów w swoim kraju.
Dla przykładu, kupując pudełka od zewnętrznego dostawcy i potem wysyłając w nich swoje produkty, to Ty wprowadzasz je do obrotu po raz pierwszy, stąd musisz zarejestrować się w odpowiednim rejestrze BDO jako podmiot generujący, przetwarzający lub gospodarujący odpadami. Ten sam wymóg dotyczy e-sklepu sprzedającego sprzęt elektroniczny, akumulatory, lub baterie.
Więcej informacji znajdziesz na stronie https://rejestr-bdo.mos.gov.pl/, w tym także wymogi dotyczące rejestracji w innych niż Polska krajach UE. Pamiętaj, że w każdym regionie mogą obowiązywać inne wymogi i procedury rejestracyjne dla organizacji zajmujących się rozwojem biznesu.