VAT OSS – sprawdź, co powinien wiedzieć każdy przedsiębiorca MŚP

Sektory e-commerce i handlu międzynarodowego nieustannie się rozwijają, o czym świadczą m.in. wzrost liczby użytkowników platform typu marketplace, czy nowe centra magazynowe otwierane przez Amazon w kolejnych krajach. Co jednak idzie za rozwojem wymienionych wyżej gałęzi biznesu, to obowiązek rozliczania podatku VAT od transakcji międzynarodowych, w tym również wewnątrzwspólnotowych – czyli tych zawartych pomiędzy sprzedawcą i konsumentem z dwóch różnych krajów członkowskich Unii Europejskiej. W celu ułatwienia rozliczeń, 1 lipca 2021 roku w życie weszły rozwiązania zawarte w pakiecie VAT E-commerce. Jednym z nich jest VAT OSS (One Stop Shop), na którym skupimy się w tym artykule.

Regulacje prawne

autor: Taxology

1. VAT OSS – czym dokładnie jest?
2. VAT MOSS – starszy brat VAT OSS
Rozliczanie i limit sprzedaży wewnątrzwspólnotowej
4. VAT OSS – łatwiejsze i zbiorcze rozliczenia VAT
5, Rejestracja VAT OSS
6. Deklaracje VAT OSS
7. Ewidencja VAT OSS
8. VAT OSS, a magazynowanie towarów

1. VAT OSS – czym dokładnie jest?

VAT OSS (One Stop Shop) to procedura, która weszła w życie 1 lipca 2021 roku i ma na celu ułatwienie przedsiębiorcom rozliczeń podatku VAT z transakcji wewnątrzwspólnotowych. Dodajmy, że VAT OSS nie jest procedurą obligatoryjną, można z niej skorzystać dobrowolnie. Ponadto, VAT OSS odnosi się tylko do sprzedaży towarów i usług klientom indywidualnym, czyli transakcji B2C.

2. VAT MOSS – starszy brat VAT OSS

VAT OSS jest także rozszerzeniem procedury VAT MOSS (Mini One Stop Shop), która funkcjonowała już wcześniej. Dotyczyła ona przedsiębiorców świadczących usługi TBE (elektroniczne, nadawcze i telekomunikacyjne) osobom fizycznym z innego państwa członkowskiego UE, którzy nie byli płatnikami VAT. Podatek za te usługi należało rozliczać w kraju zamieszkania konsumenta, w związku z czym, żeby ograniczyć rejestrację do celów VAT w wielu państwach UE z osobna, na pomoc przychodziła procedura VAT MOSS.

Rozliczanie i limit sprzedaży wewnątrzwspólnotowej

Była ona dobrowolna i pozwalała na rozliczanie podatku ze sprzedaży wspomnianych usług do innych krajów członkowskich UE w ramach jednej, zbiorczej deklaracji. Do procedury VAT MOSS wymagana była jednak wcześniejsza rejestracja.

Wraz z 1 lipca 2021 roku, oprócz wejścia w życie procedury VAT OSS, pojawiło się także kilka innych, mocno powiązanych zmian w przepisach dotyczących podatku VAT.

Termin „sprzedaż wysyłkowa” został zastąpiony „Wewnątrzwspólnotową sprzedażą towarów na odległość” (WSTO), wraz z czym zmieniły się limity WSTO, wcześniej znane jako limity sprzedaży wysyłkowej.

Od tego dnia, kiedy sprzedaż przedsiębiorcy do innych państw Unii Europejskiej przekroczy 10 000 EUR lub 42 000 PLN, ma on obowiązek rozliczać swój podatek VAT lokalnie w każdym kraju, do którego sprzedaje towary lub usługi, lub w ramach VAT OSS.

Istotne jest, aby rejestracja do VAT OSS nastąpiła przed przekroczeniem limitu, z racji kwartalnego charakteru rozliczeń w ramach tej procedury, co pozwoli uniknąć rejestracji lokalnych. Natomiast do kwoty 10 000 EUR, przedsiębiorcy mogą rozliczać sprzedaż we własnym kraju, stosując lokalną stawkę VAT obowiązującą na dane produkty i usługi.

Po przekroczeniu kwoty 10 000 EUR, lub 42 000 PLN, ze sprzedaży towarów i usług do innych państw Unii Europejskiej, jeżeli podatnik nie zarejestrował się wcześniej do VAT OSS, ma on obowiązek rejestracji VAT w krajach, gdzie został przekroczony ten limit. Co jest istotne i co stanowi zmianę do stosunku do wcześniejszej obowiązującego limitu dla sprzedaży wysyłkowej, obecnie limit liczony jest łącznie dla wszystkich sprzedaży towarów oraz usług do konsumentów w innych krajach Unii.

Przykład: Polska firma XYZ sprzedaje swoje towary do innych państw członkowskich UE. W danym roku rozliczeniowym dokonała już transakcji do Niemiec za 5000 EUR oraz do Holandii za 4500 EUR. Kolejna transakcja, tym razem do Francji, wyniosła 1000 EUR, a jeszcze inne 300 i 250 EUR, odpowiednio, do Niemiec i Czech. Transakcja do Francji była tą, która przekroczyła granicę limitu 10 000 EUR. Oznacza to, że firma XYZ będzie musiała rozliczyć ją już we Francji stosując stawkę VAT obowiązującą na dane dobra, oraz, analogicznie, podatek VAT z kwot 300 i 250 EUR, trzeba będzie rozliczyć w Niemczech oraz Czechach lub zbiorowo, w ramach VAT OSS.

4. VAT OSS – łatwiejsze i zbiorcze rozliczenia VAT

W podanym wyżej przykładzie, aby rozliczyć swoją sprzedaż w krajach UE, należy dokonać rejestracji do VAT w każdym z państw, do których sprzedawaliśmy towary lub usługi po przekroczeniu limitu. Natomiast innym, prostszym, rozwiązaniem, jest rozliczenie wszystkich transakcji za jednym razem, w zbiorczej deklaracji VAT OSS.

Trzeba jednak zaznaczyć, że wybierając procedurę VAT OSS, należy przy jej pomocy rozliczyć całą sprzedaż do innych krajów UE. Oznacza to, że, bazując na podanym wcześniej przykładzie, nie można rozliczyć swojej sprzedaży do Francji i Niemiec w ramach VAT OSS, a do Czech lokalnie.

Ponadto, po rejestracji do VAT OSS, przedsiębiorcy muszą pamiętać, o stosowaniu lokalnych stawek podatku VAT.

5, Rejestracja VAT OSS

Rejestrację do procedury VAT OSS można przeprowadzić w państwie identyfikacji, czyli, co do zasady, państwie, gdzie firma posiada swoją siedzibę. W Polsce, w tym celu, należy złożyć drogą elektroniczną formularz rejestracyjny VIU-R do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Można tego dokonać za pośrednictwem platformy E-deklaracje, jednak warto zaznaczyć, że formularz ten musi zostać podpisany, a można tego dokonać jedynie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Innym rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy pełnomocnika, a tego ustanowić można po złożeniu pełnomocnictwa na formularzu PPS-1.

Rejestracji do VAT OSS można dokonać do 10. dnia miesiąca, następującego po tym, w którym przekroczono limit 10 000 Euro. Jeżeli formularz VIU-R złożymy po tym terminie, procedura VAT OSS nie będzie miała zastosowanie dla transakcji dokonanych w miesiącu, w którym przekroczono limit. Będzie miała ona zastosowanie dopiero dla sprzedaży mającej miejsce w kolejnym kwartale.

Przykład: Wspomniana wyżej firma XYZ przekroczyła limit sprzedaży w kwietniu. Formularz VIU-R złożyła 15 maja. W konsekwencji, sprzedaż kwietniowa po przekroczeniu limitu będzie musiała być rozliczona lokalnie w krajach, do których miała miejsce ta sprzedaż. Będzie się to wiązać z koniecznością zarejestrowania się na VAT w tych wszystkich krajach.

6. Deklaracje VAT OSS

Deklaracje w ramach VAT OSS składa się kwartalnie, a przystąpić do procedury można w kwartale następującym po tym, w którym przedsiębiorca poinformował Urząd Skarbowy o swojej chęci skorzystania z OSS lub, jak wspomnieliśmy wcześniej, do 10 dnia miesiąca następującego po tym, w którym nastąpiło przekroczenie limitu.

Przykład: Przedsiębiorca poprawnie złożył wniosek o rejestrację VAT OSS 15 sierpnia. Jednak z racji kwartalnej formy rozliczeń, będzie on mógł korzystać z procedury dopiero od 1 października. Wcześniej, w przypadku przekroczenia limitu, będzie on musiał zarejestrować się do VAT lokalnie i tak też rozliczać swoją sprzedaż.

Ponadto, termin składania deklaracji VAT OSS to ostatni dzień miesiąca, którym następuje po kwartale rozliczeniowym.

Z kolei sama deklaracja powinna zawierać następujące dane:

państwa członkowskie konsumpcji (odbioru towarów lub usług),
zastosowane stawki VAT,
podstawę opodatkowania według danej stawki VAT,
kwotę podatku VAT.

Co więcej, stawki podane w deklaracji należy podawać w Euro. Natomiast jeżeli transakcje były opłacane w innych walutach, należy dokonać przeliczenia po kursie z ostatniego dnia okresu rozliczeniowego, opublikowanym przez Europejski Bank Centralny. Jeżeli tego dnia nie pojawiła się publikacja kursu, należy skorzystać ze stawki z dnia następnego.

7. Ewidencja VAT OSS

Decydując się na procedurę VAT OSS, przedsiębiorcy zobowiązują się także prowadzić ewidencję transakcji i przechowywać dokumentację przez 10 kolejnych lat, licząc od zakończenia pierwszego roku podatkowego stosowania tej procedury.

Przez ten czas o udostępnienie dokumentów mogą poprosić organy z państwa identyfikacji, jak również państwa, do którego dokonywano sprzedaży towarów i usług. Udostępnianie dokumentacji odbywa się drogą elektroniczną, chyba że z powodu problemów technicznych taka komunikacja nie jest możliwa, wówczas organ podatkowy podaje wytyczne odnośnie do innego sposobu przekazania wspomnianych dokumentów.

Natomiast sama ewidencja powinna zawierać takie informacje jak:

państwo członkowskie konsumpcji,
rodzaj świadczonej usługi i datę jej wykonania,
informacje nt. miejsca wykonania usługi lub miejsca siedziby / stałego zamieszkania usługobiorcy,
opis wysłanych towarów i datę ich dostarczenia,
dane dotyczące miejsca nadania i odbioru przesyłki,
podstawy opodatkowania,
stawkę VAT, która została zastosowana,
kwotę podatku VAT, wraz z podaniem waluty,
kwoty i daty otrzymanych płatności,
informację dot. płatności zaliczkowych,
informacje zawarte na wystawianych fakturach,
potwierdzenia dotyczące możliwości zwrotów.

8. VAT OSS, a magazynowanie towarów

Należy pamiętać, że procedura VAT OSS dotyczy rozliczeń podatku VAT ze sprzedaży do innych państw członkowskich Unii Europejskiej. Nie obejmuje ona jednak magazynowania towarów. W przypadku kiedy przedsiębiorca wysyła swoje towary z innego kraju UE, nadal musi on dokonać lokalnej rejestracji VAT i składać tam odpowiednią deklarację.

VAT OSS jest niewątpliwie użytecznym rozszerzeniem procedury VAT MOSS, które pozwala zaoszczędzić przedsiębiorcom wiele środków i czasu, w związku z rozliczeniami. Korzystając z OSS można rozliczać podatek VAT ze sprzedaży towarów i usług do krajów Unii Europejskiej za jednym razem, zamiast rejestrować się lokalnie w każdym kraju z osobna i składać osobne deklaracje.

Powrót